Chỉ số Kpi là gì, 3 loại Kpi cơ bản trong sales, marketing, ví dụ về cách tính Kpi phổ biến hiện nay

Kpi là gì trong marketing, kinh doanh, sales và nhân sự?

Kpi là một thuật ngữ trong lĩnh vực tài chính Marketing, kinh doanh hay các bộ phận khác làm việc team nhóm tại các công ty, doanh nghiệp, Kpi được viết tắt của từ tiếng Anh Key Performance Indicator, được hiểu là một chỉ số đánh giá, đo lường mức độ hiệu quả của công việc của một người, một team nhân sự, team sales kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, qua đó có chế độ khen thưởng xử phạt hợp lý.

Kpi theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Kpi là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân viên sales kinh doanh, về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân.

Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường Kpi theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo Kpi. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các Kpi khác nhau.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các Kpis. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

Có 3 loại đo lường hiệu quả, rất nhiều doanh nghiệp thực hiện đo lường hiệu suất bằng sự kết hợp của 3 loại trên, tuy nhiên giữa 3 loại hình này lại có mối liên hệ mật thiết với nhau.

KRI (Key Result Indicators)

Tổng quan hiệu suất của một doanh nghiệp trong một viễn cảnh nào đó.

PI (Performance Indicators)

Các chỉ số đo lường để cải thiện hiệu suất. Thông thường có rất nhiều, nhưng không phải PI nào cũng là là chỉ số trọng yếu (Hay chỉ số Kpi).

Kpi (Key Performance Indicator)

Các chỉ số đo lường để gia tăng hiệu suất trọng yếu.

Thông thường chỉ số KRI được sử dụng để đo lường các kết quả lớn cuối cùng của tổ chức, chúng được quan tâm bởi các vị trí quản lý cấp cao, hội đồng quản trị, nhà đầu tư. Có thể kể ra các chỉ số KRI sau:

• Mức độ hài lòng của khách hàng.
• Mức độ hài lòng của nhân viên.
• EBT (Earning Before Tax): Lãi trước thuế.
• Mức độ lợi nhuận từ khách hàng.
• Lợi nhuận trên từng đầu nhân viên.

PI trong một số trường hợp được gọi là Metric (Tạm dịch là “thước đo”), số lượng thước đo rất nhiều, nhưng không phải thước đo nào cũng là Kpi. Để phân biệt PI với Kpi (Thước đo với chỉ số Kpi), quí vị có thể tham khảo bài “Sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số Kpi”.

KRI được xem xét trong một chu kỳ tương đối dài, thông thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Còn Kpi là một tập các đo lường tập trung vào khía cạnh hiệu suất, liên kết chặt chẽ hơn với các mục tiêu chiến lược của tổ chức và mang tính hành động cụ thể hơn.

Vai trò của Kpi là gì trong doanh nghiệp?

Kpi là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số Kpi trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.

Điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số Kpi mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà Kpi sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một Kpi khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có Kpi khác nhau (SEO Kpis, Email Kpis, Social Kpis).

Kpi có tác dụng gì?

Việc đề ra Kpi cho các hoạt động kinh doanh của công ty, hoặc của từng nhân viên giúp cho tập thể hoặc các cá nhân xác định được các mục tiêu cần đạt được và giúp nhân viên có nhiều động lực trong quá trình làm việc.

Việc xây dựng các Kpi phải phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế kinh doanh của công ty, hoặc năng lực của nhân viên.

Dựa trên Kpi của từng nhân viên để xác định:

• Mức độ khen thưởng giúp thúc đẩy tinh thần làm việc
• Làm cơ sở để xác định nội dung đào tạo
• Khiến nhân viên hành xử theo văn hóa doanh nghiệp

Có mấy loại Kpi cơ bản hiện nay?

Có rất nhiều Kpis khác nhau, nhưng tóm gọn thì nó thường chia làm 2 loại Kpi chính mang tính dài hạn, ngắn hạn như sau.

Kpi được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược

Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là tiền, profit, market share ==> tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

Ví dụ Kpi chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

Kpi được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật

Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Ví dụ social Kpi là mỗi tháng cần phải đạt được 100,000 engagements, tuy nhiên, số engagements này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số.

Nhưng các Kpi này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các Kpi này phải link trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao.

Ví dụ: nhiều engagements ==> nhiều comments, nhiều inbox ==> nhiều người tìm hiểu về dịch vụ ==> nhiều khả năng bán hàng hơn ==> tăng doanh thu.

Cho nên các tầng cấp quản lý (Ceo, directors, managers) là người sẽ bị ép Kpi chiến lược và các bạn này phải tạo ra các Kpi chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu Kpi chiến lược mà các bạn đang chịu. Các Kpi chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Vậy nếu có lúc nào thấy trong tổ chức của mình có tình trạng là các Kpis chiến thuật đều được đạt được nhưng các Kpis chiến lược thì lại không thì nó có thể đến từ một số lý do:

Kpi chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các Kpi chiến lược. Ví dụ: đặt Kpi là chỉ số bounce rate của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với Kpi chiến lược.

Kpi chiến thuật nếu đặt không đúng đôi lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được Kpi chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở.

Ví dụ: đặt Kpi là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu.

Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của page và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.

Kpi chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được Kpi chiến lược.

Còn nếu Kpi chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:

Kpi chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. Kpi ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn.

Bạn sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?

Đội ngũ nhân viên của bạn yếu, không đủ khả năng đạt được Kpi chiến thuật bạn đặt ra. Lúc này bạn cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.

Tại sao không thể đạt Kpi hoặc đạt Kpi nhưng việc kinh doanh không cải thiện?

Vậy nếu có lúc nào bạn thấy trong tổ chức của mình có tình trạng là các Kpis chiến thuật đều được đạt được nhưng các Kpis chiến lược lại không thì nó có thể đến từ một số lý do:

– Kpi chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các Kpi chiến lược. Ví dụ: đặt Kpi là chỉ số bounce rate của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với Kpi chiến lược là tạo ra đơn hàng.

Lý do thì nhiều: bounce rate là chỉ số hay bị sai bởi các công cụ đo lường, bounce rate là một vanity metric không nói lên được vấn đề gì hay đơn thuần việc người dùng mua hàng hay không không liên quan gì bounce rate.

– Kpi chiến thuật nếu đặt không đúng đôi lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được Kpi chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở.

Ví dụ: đặt Kpi là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu.

Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của page và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.

– Kpi chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được Kpi chiến lược.

Làm sao để tạo ra các Kpi phù hợp nhất?

Khi đề ra Kpi cho các hoạt động, cần phải đánh giá lại xem Kpi mình đã có đủ các tính chất sau chưa:

Rõ ràng: Kpi phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt. Kpi không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các Kpi vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Đo lường được: cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một Kpi không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có Kpi.

Giao phó được, làm được: Kpi này có thể giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được. Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm Kpi đó hay Kpi đó không có khả năng thực hiện được thì liệu Kpi đó có nên tồn tại không?

Thực tế: Kpi cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt Kpi cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.

Trong một mốc thời gian nhất định: cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. ĐỪNG BAO GIỜ giao Kpi (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.

Chỉ số Kpi quan trọng trong marketing tổng thể

Tỷ lệ thông điệp gửi đi có phản hồi được tính trên tổng số phản hồi của khách hàng trên tổng số khách hàng nhận được thông điệp, thông qua các kênh tương tác như email, facebook, newsletter,…

Tỷ lệ khách hàng quay lại sau lần đầu mua hàng được tính bằng số khách hàng chỉ mua 1 lần đầu tiên trên tổng số khách hàng mua lần đầu.

Tỷ lệ này có thể cao hay thấp phụ thuộc vào các yếu tố như sản phẩm phù hợp, quảng cáo tốt hoặc chưa tốt, khách hàng thuộc hay không thuộc đối tượng mục tiêu,…

Độ nhận diện thương hiệu và nhận biết sản phẩm được đo trước và sau mỗi chiến dịch. Tỉ lệ này có thể được đánh giá bằng khảo sát qua bảng hỏi, phỏng vấn hoặc thu thập dữ liệu qua các công cụ digital.

Ngoài ra, mỗi loại hình và công cụ marketing đều được đánh giá dựa trên Kpi riêng để xác định chính xác tính hiệu quả và tác động của chúng tới kế hoạch tổng.

Ưu điểm của việc đặt ra Kpi là gì?

– Chỉ số Kpi giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

– Kpi là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

Nhược điểm của Kpi là gì?

– Để có thể xây dựng được hệ thống Kpi đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập Kpi phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về Kpi là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.

– Hiệu quả của Kpi sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

Quy trình xây dựng và đánh giá chỉ số Kpi như thế nào?

Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình áp dụng Kpi riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị.

Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông Kpis. cũng như các yếu tố xây dựng Kpi như sau:

Quy trình xây dựng Kpi – Hệ thống thưởng Kpi – Lương Kpi – Báo cáo Kpi

Xác định chủ thể xây dựng Kpi

Chủ thể xây dựng Kpi có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về Kpi là gì?

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số Kpis cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu Kpis

– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các Kpis cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả KPIs

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Phải xây dựng Kpi như thế nào là phù hợp và tốt cho doanh nghiệp?

Câu trả lời duy nhất là: Tôi chỉ cần những Kpis giúp cho tôi ra quyết định phù hợp mà thôi. Cũng giống như khi bạn vào khám bệnh (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt), chỉ có ông nào sợ chết, thần kinh có vấn đề mới yêu cầu người ta “có test nào cho tôi test hết”: tốn tiền, tốn thời gian, tốn công sức,…

Nhưng, phần lớn các lãnh đạo công ty không thực sự biết là mình cần phải biết những thông tin gì để giúp mình ra các quyết định, cho nên dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thông tin, nhưng lại không giúp mình ra được những quyết định thay đổi.

Cụ thể, các lãnh đạo có thể ngồi một chỗ và chỉ ra một loạt các Kpis, nhưng nhiều khả năng trong số đó là các Kpis không thực tế, không thu thập được số liệu, hoặc quá chi tiết, vv…

Các chỉ số Kpi có thể thuộc nhiều loại khác nhau. Việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống Kpi sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty. Kpi có thể thuộc ba loại như sau:

01 – Hệ thống Kpi tập trung vào đầu ra – output:

Các Kpi đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống Kpi output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả.

Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.

02 – Hệ thống Kpi hành vi – behavior:

Các Kpi về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các Kpi hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

03 – Hệ thống Kpi năng lực – competencies:

Các Kpi về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống Kpi năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống Kpi tập trung vào đầu ra.

Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống Kpi như thế nào là tốt nhất.

Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các Kpi về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không ? Bài toán áp dụng hệ thống Kpi tương tự như một vị thầy lang có được các vị thuốc.

Bản thân các vị thuốc không quan trọng bằng liều lượng các vị thuốc được áp dụng cho một bệnh nhân cụ thể trong hoàn cảnh cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm Kpi cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.

Một số chỉ dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho ba loại nhóm Kpi nói trên

01 – Vị trí công việc

Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm Kpi. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống Kpi tập trung đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro và bất định cao. Đảm bảo chi phí và các hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công.

Áp tỷ lệ Kpi output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số Kpi output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Cũng tương tự, hệ thống Kpi năng lực sẽ phù hợp với các vị trí nhân viên trẻ.

02 – Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống Kpi về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.

03 – Áp lực môi trường kinh doanh

Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống Kpi đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.

04 – Năng lực của phòng nhân sự

Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống Kpi. Hệ thống Kpi tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự.

Trái lại, hệ thống Kpi về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

Hệ thống Kpi tốt là hệ thống Kpi thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp của mình, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý.

Nếu muốn thiết lập các Kpis cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản lý) ngoài ra, cũng cần căn cứ vào mục tiêu và chức năng của phòng ban đó…

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng Kpis

Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo Kpi.

• S – Specific – Cụ thể
• M – Measurable – Có thể thống kê được
• A – Achievable – Có thể đạt được
• R – Realistics – Khả thi
• T – Time-bound – thời hạn chi tiết

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá Kpi có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng Kpi phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.

Kpi trong nhân sự được hiểu như thế nào?

Kpi áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, Kpi chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó.

Dựa trên việc hoàn thành Kpi, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Kpi cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

Tác dụng Kpi tốt đến phát triển nhân sự ra sao?

Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số Kpi lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Mặc dù Kpi có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty hoặc chính là mục tiêu chính, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu.

Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, Kpi của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.

Một hệ thống Kpi trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn.

Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.

Khi bạn có thể để đo lường các mục tiêu của bạn theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất tại sao Kpis nên được sử dụng và cách sử dụng quan trọng nhất của một Kpi.

2. Tạo ra môi trường học hỏi

Bằng cách có thể đo lường các mục tiêu sử dụng Kpi có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn.

Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số của Kpi có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.

Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên Kpi, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới Kpi. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể giảng giải cho các nhân viên làm thế nào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập Kpis là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không thực tế để đáp ứng.

3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng

Kpi có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.

Các dữ liệu thời gian thực mà Kpis cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống để bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.

Một vài công ty sử dụng Kpi để đo lường như thế nào họ đang đạt tiêu chuẩn nhất định có thể không tác động trực tiếp đến kinh doanh hoặc lợi nhuận của họ.

Ví dụ, bảo vệ môi trường có thể là một ưu tiên cho doanh nghiệp của bạn và điều này có thể là một cái gì đó giúp nâng cao uy tín của công ty bạn trong thời buổi áp lực chính trị ngày càng gia tăng.

Để cho thấy rằng bạn đang xem đây là vấn đề nghiêm trọng, bạn có thể công bố Kpi lên trên trang web của bạn, giống như các công ty dược phẩm toàn cầu đang làm, như Pfizer.

Trên trang web chính thức của mình, Pfizer tuyên bố rằng họ cam kết tăng cường an toàn và bảo vệ môi trường, cũng như là minh bạch thông qua các báo cáo. Pfizer nói rằng nó sẽ thực hiện điều này bằng cách đo hiệu quả của nó, thiết lập các mục tiêu tiến độ, và công khai tiết lộ những nỗ lực của mình. Họ kết luận rằng:

“Chúng tôi sử dụng các Kpi để đo lường và báo cáo tính hiệu quả toàn cầu của chúng tôi ra bên ngoài. Sự tập trung mạnh mẽ của chúng tôi về dữ liệu đo lường và giám sát EHS (môi trường, sức khỏe và an toàn) hiệu suất cho phép chúng tôi để làm nổi bật những thành công và xác định các chương trình cải tiến liên tục.”

Ở đây bạn thấy rằng việc giám sát các Kpis giúp cho Pfizer có được những thông tin quan trọng giúp họ đánh giá sự tiến bộ nội bộ.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Nếu không sự tiết lộ từ số liệu thống kê quan trọng hiệu suất của Kpi, bạn có thể gặp phải các nguy cơ từ việc ra quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá.

Bạn có thể giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề đúng giờ hoặc cảm thấy có sự thiếu gắn bó với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng.

Một Kpi có thể cho thấy rằng đánh giá của bạn là không chính xác và cảm nhận “hiệu năng kém” có thể cho ra những kết quả thống kê thuận lợi và mang lại kết quả tốt.

Ngược lại, nhân viên hiệu năng kém khó có thể chối cãi trường hợp của họ, nếu thống kê Kpi của họ cho thấy không thuận lợi.

Về cơ bản, Kpis khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động (nếu Kpis được coi là không thể truy cập).

5. Nâng cao nhuệ khí

Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nó thường có thể khó khăn để thúc đẩy nhóm của bạn khi mà mục tiêu đề ra chỉ có thể đạt được một lần một quý hoặc một năm một lần.

Nhân viên của bạn có thể cảm thấy khá bổ ích và có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của Kpi theo từng thời điểm. Các kết quả thường mang tính thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác về kiên định và khiến họ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của Kpi.

Hãng phát triển phần mềm Viewpoint Construction Software củng cố thêm quan điểm này bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của một chiến lược hiệu quả Kpi hướng về phía sự hài lòng của nhân viên.

Họ nói rằng nếu bạn đã có một cuộc khảo sát một cách chuyên nghiệp ngành và phù hợp với tiêu chuẩn ngành cho các nhân viên của công ty bạn, bạn có thể sẽ thấy rằng hầu hết các quản lý chỉ sử dụng khoảng 60% khả năng của nhóm. Đó là số liệu chỉ trích nặng nè đối với các nhà lãnh đạo có tính tạo động lực nhất.

Một hệ thống Kpi tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu suất của nhóm mình. Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi, và cuối cùng là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.

Mặc dù Kpi là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, bạn phải đảm bảo rằng những mục tiêu này có thể giúp bạn hành động một cách tiềm năng dựa trên các tiêu chí của Kpi.